همه چیز درباره حسابداری خدماتی | اصول، ابزار و ترفندها
حسابداری خدماتی یک حرفه حساس است. این رشته حسابداری چالشهای اختصاصی خود را داشته و چرخه منحصربه فرد آن شامل شناسایی خدمات، ثبت درآمد و هزینهها، مدیریت دریافتها و پرداختها، محاسبه سود و زیان و تهیه صورتهای مالی دقیق است. این فرآیندها از ظرافتهای خاصی برخوردار بوده و به مهارت، دانش، تجربه و ابزار مناسب نیاز دارند. برای آن که بتوانید این عملیات را با موفقیت انجام دهید میبایست به سمت سیستمهای نوین حسابداری رفته و خریداری نرم افزارهای حسابداری آنلاین را در دستور کار خود قرار دهید.
حسابداری خدماتی چیست و چگونه انجام میشود؟ بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی کدام است؟ حسابداری خدماتی یا همان Service Accounting یکی از زیرشاخههای مستقل حسابداری به شمار آمده که عملیات آن از جهات مختلفی با سایر رشتههای حسابداری تفاوت دارد.
حسابداری خدماتی چیست و چرا اهمیت دارد؟
شرکتهای خدماتی، کسبوکارهایی هستند که در ازای ارائه خدمات، به درآمد میرسند. خروجی این شرکتها معمولاً ملموس نیست؛ چراکه، هیچگونه کالایی را به فروش نمیگذارند. این شرکتها برخلاف واحدها بازرگانی و تولیدی با موجودی انبار نیز سروکار چندانی ندارند .
حسابداری ابری از جهات مختلفی برای کسبوکارها اهمیت دارد که مهمترین آنها را در ادامه داریم:
1 | شفافسازی و تفکیک هزینه و درآمد | 7 | کمک به تصمیمگیری بهتر مدیران و کارفرمایان |
2 | محاسبه دقیق سود و زیان خدمات | 8 | پیشگیری از بروز جرایم مالیاتی و بیمهای برای شرکت |
3 | ارتقای سرعت ثبت و گزارش دهی مالی | 9 | مدیریت جریان نقدینگی در مشاغل خدماتی |
4 | محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد پرسنل | 10 | کاهش هزینههای پنهان و افزایش بهرهوری |
5 | کاهش خطاهای محاسباتی در ارائه خدمات | 11 | ارائه گزارشات مالی دقیق و لحظهای |
6 | افزایش رقابتپذیری در بازار | 12 | آمادگی برای توسعه کسبوکار خدماتی |
کدام شرکت ها به حسابداری خدماتی نیاز دارند؟
بسیاری از کسبوکارها با حسابداری خدماتی سروکار دارند. ردپای این رشته حسابداری را میتوان در مشاغل و صنایع مختلفی همچون حملونقل، هتلداری، فناوری اطلاعات، مشاوره، خدمات حقوقی و سایر موارد زیر مشاهده کرد:
دفاتر حقوق و وکالت | مراکز پزشکی و رواندرمانی | مدارس و دانشگاهها | آژانسهای مسافرتی |
خدمات نظافتی | شرکتهای تبلیغاتی و رسانهای | مؤسسات آموزشی | مراکز تعمیر و نگهداری |
کلینیکها و مراکز درمانی | شرکت خدمات فنی و مهندسی | دفاتر حسابداری و مالی | شرکت خدمات ساختمانی |
حسابدار خدماتی چه وظایفی دارد؟
متصدی مسئول ثبت و طبقهبندی اطلاعات مالی است. او با بهکارگیری کدینگ حسابداری خدماتی، هزینهها، موجودی اقلام مصرفی و پرداخت به تنخواهگردانها را ثبت میکند و همچنین سفارشات و درآمدهای محقق شده را ثبت و گزارشگیری دقیق انجام میدهد. استفاده از بهترین نرمافزار آنلاین حسابداری ، سرعت و دقت در ثبت و مدیریت مالی را افزایش میدهد.
حسابداران خدماتی برخلاف حسابداران سایر مشاغل زیاد درگیر موجودی انبار و انبارگردانی نمیشوند؛ اما این حسابداری نیز برخی چالشها دارند که بهاختصار شرح خواهیم داد:
- تعداد روشهای پرداخت:شرکتهای خدماتی امروزی از طریق مسیرهای مختلفی درآمد سازی میکنند و بسیاری از آنها به ارائه خدمات اقساطی میپردازند. رهگیری و ثبت این هزینهها ، تخفیفها و تقسیطها پروسه پیچیده و وقتگیری است.
- عدم دریافت وجه خدمات:ارائه خدمات به منزله دریافت حتمی حقالزحمه و تعرفه خدمات نیست. بسیاری از مشتریان پس از دریافت خدمات، به علت نارضایتی پرداخت را به تعویق انداخته و یا از آن طفره میروند. این مسئله سبب میشود که رهگیری و تبدیل حساب سفارشات و انتقال آنها به سایر حسابها به امر دشواری مبدل شود.
- ابزارهای حسابداری نامناسب:فقدان سیستم حسابداری مناسب مانند نرم افزار حسابداری آنلاین باعث میشود تا ریسک خطاهای انسانی افزایش یافته و اتلاف زمان و هزینه بسیاری در این حوزه ایجاد شود.
- فقدان حضور متصدی انبار:بسیاری از شرکتهای خدماتی انباردار مستقل نداشته و پروسه انبارداری را نیز به حسابداران شرکت میسپارند. این مسئله زمانی به چالش تبدیل میشود که ورود و خروج کالاها (اعم از مصرفی و غیر مصرفی) زیاد بوده و شرکت در سطح گستردهای خدمات ارائه کند.
صورت های مالی رایج در شرکت خدماتی
سود، زیان، توسعه، بهرهوری و حتی شکست یک شرکت خدماتی تا حد زیادی به صورتهای مالی تهیهشده توسط برنامه حسابداری آن بستگی دارد. نرم افزار آنلاین حسابداری خدماتی، 4 نوع صورت مهم رو ارائه میدهد که هریک از آنها حاوی اطلاعات و گزارشات متفاوتی هستند. در ادامه با این 4 مدل آشنا میشویم:
- صورت های سود و زیان شرکت خدماتی:صورت سود و زیان، هزینهها و درآمد موسسه خدماتی را در طی یک دوره معین چندماهه یا یک ساله نشان میدهد. این صورت بر اساس برآورد و مقایسه هزینه و درآمد، وضعیت سود و زیان شرکت خدماتی را نشان میدهد.
- صورت های سرمایه:که تغییرات سرمایههای شرکت را در بازههای زمانی یک ماهه، نه ماهه، یک ساله و ... نشان میدهد. این صورتها گزارشهای سرمایه ابتدای دوره، سرمایهگذاریهای میاندورهای، برداشتها و کسر از سرمایه را موردمحاسبه قرار میدهند.
- ترازنامههای خدماتی:این لیستها مجموع داراییها (جاری و ثابت) سرمایهها و بدهی (جاری و غیر جاری) شرکت را در پایان سال یا بازههای زمانی مشخص نشان میدهد.
- گردش وجوه نقد:این گزارش مجموع دریافتیها و پرداختیهای شرکت را در طی سال مالی نشان میدهد. این صورت شامل جزئیاتی مانند وجوه فعالیتهای عملیاتی، سرمایهگذاری، مالی و ... میشود.
بهترین ابزار و سیستم برای حسابداری خدماتی
یکی از مهمترین عوامل موفقیت حسابداران، مدیران مالی و برندها سرعت پردازش و حسابرسی آنها میباشد. ازاینرو میبایست باید، به سرعت و دقت و کدینگ نرم افزار حسابداری خدماتی توجه داشته باشیم.
- عبور از محدودیتهای دست و پاگیر نرم افزارهای ویندوزی
- دریافت گزارشهای لحظهای و قابل اتکا
- امکان اتصال به دیتاها از راه دور
- استخدام حسابداران خدماتی دور کار
- امکان اتصال با گوشی، تبلت و لپ تاپ
- امنیت اطلاعاتی بالا (به واسطه سرورهای ابری)
- دریافت بکاپ خودکار بدون نیاز به هزینههای سخت افزاری
- صرفهجویی در زمان و هزینههای شرکت خدماتی و ...
بخشی از چالشهای این حسابداری با کسب دانش و مهارت قابلرفع هستند؛ اما برای کاهش خطاها، افزایش دقت و تسهیل فرآیندهای حسابداری میبایست به سراغ ابزار مناسب آن یعنی نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین رفت. این انتخاب آنچنان اهمیت دارد که میتواند بر روی پروسه حسابرسی و درصد سود و زیان یک شرکت تأثیر بگذارد.
نویسنده:نیما مهاجر
